DUKOVANY EPC | 04/08

Cykl: Dukovany EPC – wymagania dla łańcucha dostaw

Niezależna analiza publicznej dokumentacji kontraktowej z perspektywy polskich przedsiębiorstw.

Wprowadzenie

W przedsiębiorstwach przemysłowych dokumentacja jakościowa bywa postrzegana przede wszystkim jako element potwierdzający prawidłowe wykonanie zamówienia. W projektach energetyki jądrowej jej znaczenie jest jednak szersze. Dokumenty i zapisy powstające podczas projektowania, zakupów, produkcji, kontroli oraz badań tworzą zbiór informacji niezbędnych do wykazania zgodności dostarczonych wyrobów i usług z wymaganiami technicznymi, jakościowymi i kontraktowymi.

Znaczenie tych zagadnień dobrze ilustruje publiczna dokumentacja kontraktu EPC dotyczącego budowy nowych bloków elektrowni jądrowej Dukovany 5&6 w Czechach. Wymagania związane z dokumentacją zostały w niej rozłożone pomiędzy kilka wzajemnie powiązanych dokumentów. Rozdział 4 głównych warunków kontraktowych (Terms & Conditions) określa zasady zarządzania dokumentacją projektu, specyfikacja CS-02 rozwija wymagania dotyczące zapisów jakościowych i identyfikowalności, natomiast CS-05 przedstawia organizację zarządzania informacją i dokumentacją w ramach realizacji przedsięwzięcia. Takie podejście pokazuje, że dokumentowanie zgodności nie jest odrębną czynnością administracyjną wykonywaną po zakończeniu produkcji. Stanowi integralny element zarządzania całym procesem realizacji dostaw, a jakość powstających zapisów wpływa na możliwość prowadzenia nadzoru, dokonywania odbiorów oraz późniejszego wykorzystania dokumentacji podczas eksploatacji elektrowni.

W czwartej części cyklu Dukovany EPC przyjrzymy się temu, w jaki sposób dokumentacja kontraktowa reguluje te zagadnienia oraz jakie praktyczne wnioski mogą z niej wyciągnąć polskie przedsiębiorstwa zainteresowane uczestnictwem w Nuclear Supply Chain.

1. Dokumentacja w jądrowym kontrakcie EPC

Jednym z podstawowych założeń kontraktu Dukovany 5&6 jest zapewnienie inwestorowi dostępu do dokumentacji umożliwiającej monitorowanie realizacji projektu i ocenę zgodności wykonywanych prac. Rozdział 4 Terms & Conditions obejmuje między innymi zasady przekazywania dokumentów, wymagania językowe, dokumentację powiązaną, dokumenty dotyczące eksploatacji i utrzymania, dokumentację powykonawczą, odpowiedzialność za informacje oraz zarządzanie konfiguracją elektrowni.

Istotne znaczenie ma pkt 4.1.17, który określa cele dokumentacji przekazywanej przez KHNP inwestorowi. Powinna ona umożliwiać między innymi zrozumienie projektu elektrowni, monitorowanie realizacji prac oraz sprawdzanie zgodności konstrukcji, systemów i komponentów z wymaganiami dotyczącymi projektowania, materiałów, wytwarzania, kontroli, badań i uruchomienia. Dokumentacja pełni zatem funkcję znacznie szerszą niż archiwizacja wyników wykonanych czynności. Powinna umożliwiać odtworzenie przebiegu realizacji projektu i dostarczać informacji potrzebnych do podejmowania decyzji technicznych oraz jakościowych.

W pkt 4.1.7 wskazano ponadto, że dokumenty powinny być przekazywane inwestorowi w sposób kontrolowany i umożliwiający ich terminowe przetwarzanie. Kontrakt przewiduje sukcesywne przekazywanie dokumentacji, zamiast dostarczania jej w dużych pakietach utrudniających prowadzenie przeglądów. Z perspektywy przedsiębiorstwa uczestniczącego w łańcuchu dostaw jest to ważna wskazówka organizacyjna. Dokumentacja powinna powstawać równolegle z realizacją prac, a jej przygotowanie i przekazywanie należy uwzględnić w harmonogramie zamówienia.

Nie należy jednak zakładać, że wszystkie obowiązki KHNP dotyczące bezpośredniej komunikacji z EDU II automatycznie odnoszą się w identycznym zakresie do każdego podwykonawcy. Szczegółowe zasady przekazywania dokumentacji przez dane przedsiębiorstwo powinny wynikać z właściwej umowy i dokumentacji zakupowej.

2. Identyfikowalność

Jednym z najważniejszych zagadnień poruszonych w specyfikacji CS-02 jest identyfikowalność, określana jako traceability. W pkt 3.4.J dokument zobowiązuje głównego wykonawcę do zapewnienia odpowiedniej identyfikacji kontrolowanych konstrukcji, systemów, komponentów i usług, tak aby możliwe było zachowanie ich identyfikowalności podczas realizacji procesu.

Jeszcze bardziej szczegółowe wymaganie znajduje się CS-02 w pkt 3.5.AA, na stronie 53 dotyczącym systemu dokumentowania jakości. Wskazano w nim na konieczność ustanowienia uporządkowanego systemu przechowywania dokumentacji, raportów i zapisów, który umożliwia:

“easily trace all SSC and Services* back to the procurement of their corresponding raw materials.”

W tłumaczeniu oznacza to możliwość łatwego prześledzenia historii konstrukcji, systemów, komponentów i usług aż do etapu zakupu odpowiadających im materiałów wejściowych. Jest to szczególnie istotne w przypadku dostaw obejmujących wiele etapów realizacji i angażujących różnych wykonawców. Gotowy komponent może powstawać z materiałów zakupionych u kilku dostawców, podlegać obróbce mechanicznej, spawaniu, obróbce cieplnej, badaniom nieniszczącym i końcowej kontroli jakości. Jeżeli na którymkolwiek z tych etapów zostanie utracone powiązanie pomiędzy wyrobem a dokumentacją, późniejsze wykazanie jego zgodności może stać się utrudnione lub niemożliwe.

Istotą identyfikowalności jest zachowanie spójnego powiązania pomiędzy konkretnym wyrobem, jego pochodzeniem, procesem realizacji, wynikami kontroli oraz właściwymi zapisami jakościowymi. Praktyczne znaczenie tego zagadnienia przedstawiliśmy również w publikacjach NSCR dotyczących identyfikowalności oraz nadzoru nad dostawami w Nuclear Supply Chain. Warto do nich sięgnąć szczególnie podczas oceny istniejących procesów zakupowych, magazynowych i produkcyjnych.

3. Zapisy jakościowe

Wymagania dotyczące zapisów jakościowych zostały rozwinięte w CS-02, rozdział 3.5 – Quality Records and Reports. Dokument zobowiązuje KHNP do ustanowienia odpowiednich procedur nadzoru nad zapisami i raportami w ramach projektowego systemu zarządzania jakością. Procedury powinny obejmować między innymi identyfikację, opis, format, przegląd i zatwierdzanie poszczególnych rodzajów zapisów.

Zgodnie z pkt 3.5.B dokumenty powinny być przygotowywane, przeglądane, zatwierdzane, wydawane i przechowywane według ustalonych zasad. Główny wykonawca powinien również posiadać zdolność do przedstawienia inwestorowi aktualnego statusu odpowiednich zapisów i raportów. Przykładowo, w zależności od wymagań konkretnego zamówienia, dokumentacja dostawy może obejmować certyfikaty materiałowe, wyniki badań, protokoły kontroli wymiarowej, dokumenty potwierdzające kwalifikacje personelu, zapisy z procesów specjalnych, raporty niezgodności oraz dokumentację końcowego odbioru. Nie oznacza to, że każda dostawa musi obejmować identyczny zestaw dokumentów. Zakres wymaganych zapisów powinien zostać ustalony na podstawie właściwych specyfikacji, klasyfikacji produktu lub usługi oraz wymagań kontraktowych. Istotne jest natomiast, aby dokumentacja umożliwiała wykazanie zgodności, a nie ograniczała się do formalnego potwierdzenia zakończenia produkcji.

4. Nadzór nad dokumentacją i aktualnością jej wersji

Jednym z częstych źródeł ryzyka w złożonych projektach przemysłowych jest korzystanie z nieaktualnych rysunków, specyfikacji lub instrukcji. Problem ten może wystąpić szczególnie wtedy, gdy realizacja zamówienia obejmuje kilka przedsiębiorstw, a dokumentacja techniczna jest aktualizowana podczas trwania prac.

Specyfikacja CS-05 – Project Management Document – odnosi się do tego zagadnienia w rozdziale 2.13.3, dotyczącym zarządzania dokumentacją. Dokument wymaga ustanowienia formalnego procesu zapewniającego kontrolowane przekazywanie dokumentów inwestorowi, a także odpowiedniego nadzoru nad dokumentami i danymi wykorzystywanymi podczas realizacji działań objętych Project Quality Management. W pkt 2.13.3.C w/w dokumentu CS-05 na stronie 50 wskazano między innymi na konieczność ustanowienia:

“A master list (or equivalent document control procedure)”

Chodzi o główny rejestr dokumentów lub równoważną procedurę nadzoru, umożliwiającą identyfikację aktualnego statusu rewizji dokumentacji i ograniczenie ryzyka stosowania wersji nieaktualnych. CS-05 przewiduje również, że dokumenty i dane powinny być przeglądane oraz zatwierdzane przez upoważniony personel przed ich wydaniem. Zmiany powinny natomiast podlegać odpowiedniemu procesowi przeglądu i zatwierdzania.

Z punktu widzenia potencjalnego dostawcy oznacza to potrzebę zapewnienia, aby osoby realizujące zamówienie miały dostęp do właściwej i aktualnej dokumentacji. Dotyczy to zarówno personelu technicznego i produkcyjnego, jak i działów zakupów, kontroli jakości oraz poddostawców wykonujących poszczególne procesy.

Szczegółowe wymagania dotyczące systemów informatycznych i zasad wymiany dokumentów należy jednak ustalić na podstawie konkretnej umowy. Publiczny kontrakt nie uzasadnia stwierdzenia, że każdy dostawca musi korzystać z identycznego systemu informatycznego jak główny wykonawca EPC.

5. Dokumentacja jakościowa a planowanie kontroli i badań

Istotnym elementem zarządzania dokumentacją jest powiązanie wymaganych zapisów z planowanymi czynnościami kontrolnymi i badawczymi. Specyfikacja CS-02, rozdział 3.4, określa zasady organizacji inspekcji i badań, natomiast rozdział 3.5 reguluje dokumentowanie ich wyników. Takie powiązanie ma praktyczne znaczenie: wymagania dotyczące dokumentacji powinny być określane już podczas planowania realizacji zamówienia, a nie dopiero na etapie przygotowywania dokumentów odbiorowych.

W pkt 3.4.I CS-02 wskazano na obowiązek rejestrowania wyników przeprowadzonych inspekcji i badań zgodnie z wymaganiami rozdziału 3.5. Dokument przewiduje również odpowiednią identyfikację kontrolowanych SSC i usług, tak aby możliwe było zachowanie ich identyfikowalności w całym procesie.

Dla przedsiębiorstwa realizującego dostawę oznacza to potrzebę właściwego powiązania planu kontroli i badań (Inspection and Test Plan – ITP) z dokumentacją, która powinna powstać w wyniku wykonania poszczególnych czynności. Jeżeli plan przewiduje kontrolę określonego parametru, powinien również wskazywać sposób potwierdzenia jej przeprowadzenia i udokumentowania wyniku. Analogicznie, jeżeli wymagane jest wykonanie badań przez personel o określonych kwalifikacjach, organizacja powinna być przygotowana do przedstawienia odpowiednich dowodów. Szczegółowe zasady opracowywania takich planów zostały przedstawione w artykule „ITP – Plan Kontroli i Badań”, w którym omówiono również znaczenie punktów kontrolnych, kryteriów akceptacji i dokumentowania wyników inspekcji.

6. Dokumentacja towarzysząca i dokumentacja powykonawcza

W projektach jądrowych dokumentacja powstająca podczas realizacji dostawy nie traci znaczenia w momencie przekazania urządzenia lub zakończenia prac. Część informacji jest wykorzystywana podczas montażu i uruchomienia, a następnie może stanowić podstawę działań związanych z eksploatacją, utrzymaniem, modernizacją lub oceną stanu technicznego poszczególnych elementów elektrowni.

W CS-02, pkt 3.5.E–EA, określono wymagania dotyczące przygotowania dokumentacji technicznej towarzyszącej dostawom. Dokument odwołuje się w tym zakresie do CS-05, Attachment 3, Section 1.3.9, i przewiduje opracowanie odpowiedniej procedury określającej zakres zapisów, raportów i innych dokumentów dla poszczególnych grup SSC i usług. CS-05, pkt 2.12.3, wskazuje natomiast, że dokumentacja techniczna towarzysząca dostawie powinna zostać przekazana inwestorowi w momencie dostarczenia urządzenia na teren budowy.

Z kolei rozdział 4.5 Terms & Conditions reguluje wymagania dotyczące końcowej dokumentacji powykonawczej (as-built documentation). Jej celem jest zapewnienie inwestorowi pełnego zrozumienia rzeczywistej konfiguracji elektrowni, zastosowanych rozwiązań projektowych oraz informacji potrzebnych do bezpiecznej eksploatacji i efektywnego utrzymania instalacji. W pkt 4.5.1 na str. 45 wskazano, że dokumentacja ta powinna umożliwiać inwestorowi:

“full understanding of the Plant*, its design, safe operation and efficient maintenance”

Wymaganie to pokazuje, że dokumentacja końcowa nie jest wyłącznie formalnym podsumowaniem realizacji kontraktu. Stanowi istotne źródło wiedzy o rzeczywistym stanie technicznym instalacji, które powinno pozostawać spójne z dokumentacją projektową oraz zmianami wprowadzonymi podczas realizacji. Z perspektywy dostawcy oznacza to potrzebę odpowiedniego zarządzania dokumentacją powstającą na kolejnych etapach realizacji zamówienia. Jeżeli zakres dostawy obejmuje również przygotowanie dokumentacji końcowej, jej kompletność i zgodność z rzeczywiście wykonanymi pracami powinny być zapewniane na bieżąco.

7. Zarządzanie konfiguracją i znaczenie zmian w dokumentacji

Kolejnym zagadnieniem istotnym dla zachowania spójności dokumentacji jest zarządzanie konfiguracją (Configuration Management). W rozdziale 4.10 Terms & Conditions przewidziano ustanowienie przez KHNP systemu zarządzania konfiguracją projektu, obejmującego dokumentowanie rozwoju projektu, jego ukończenia oraz zmian wprowadzanych podczas realizacji prac.

Zgodnie z pkt 4.10.1 system powinien uwzględniać również modyfikacje wynikające z działań inżynierskich i budowlanych prowadzonych na terenie inwestycji. Z punktu widzenia zarządzania projektem oznacza to konieczność zachowania spójności pomiędzy dokumentacją projektową, rzeczywiście wykonanymi pracami oraz informacjami przekazywanymi inwestorowi.

Dla przedsiębiorstw uczestniczących w łańcuchu dostaw szczególnie istotne jest zrozumienie, że zmiana dokumentacji technicznej może wpływać nie tylko na sam produkt, ale również na zakres wymaganych kontroli, badań, zapisów jakościowych oraz dokumentacji końcowej. Dlatego odpowiednie zarządzanie zmianami powinno stanowić integralny element systemu nadzoru nad realizacją zamówienia. Szczegółowe wymagania dotyczące zgłaszania, zatwierdzania i dokumentowania zmian powinny być jednak każdorazowo ustalane na podstawie właściwej umowy i dokumentacji zakupowej.

Zagadnienie to zostanie rozwinięte w jednej z kolejnych części cyklu, poświęconej zarządzaniu niezgodnościami i zmianami w realizacji kontraktu EPC.

8. Wnioski dla polskich przedsiębiorstw

Analiza dokumentacji Dukovany 5&6 pokazuje, że zdolność przedsiębiorstwa do realizacji dostaw dla energetyki jądrowej powinna obejmować nie tylko kompetencje techniczne i produkcyjne, ale również odpowiednio rozwinięte mechanizmy zarządzania informacją oraz dokumentowania zgodności. Oznacza to potrzebę oceny, czy organizacja potrafi zapewnić identyfikowalność materiałów i komponentów, utrzymywać aktualną dokumentację techniczną, właściwie rejestrować wyniki kontroli i badań oraz przygotowywać dokumentację odbiorową zgodnie z wymaganiami konkretnego zamówienia.

Szczególnej uwagi wymaga sposób powiązania dokumentów powstających w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Zakupy, produkcja, kontrola jakości, magazynowanie i zarządzanie poddostawcami nie powinny funkcjonować jako odrębne procesy, jeżeli od ich współpracy zależy możliwość wykazania historii i zgodności dostarczanego wyrobu. W przypadku organizacji posiadających już certyfikowany system zarządzania jakością właściwym punktem wyjścia może być ocena różnic pomiędzy obecnymi zasadami nadzoru nad dokumentacją a wymaganiami wynikającymi z potencjalnego zakresu dostawy.

Podsumowanie

Publiczna dokumentacja kontraktu EPC Dukovany pokazuje, że zarządzanie dokumentacją i identyfikowalność stanowią integralne elementy organizacji jakości w projekcie jądrowym. Rozdział 4 Terms & Conditions, rozdział 3.5 CS-02 oraz wymagania CS-05 dotyczące zarządzania dokumentacją tworzą wzajemnie powiązany system, którego celem jest zapewnienie dostępności, aktualności i wiarygodności informacji powstających podczas realizacji przedsięwzięcia.

Z perspektywy przedsiębiorstw zainteresowanych udziałem w Nuclear Supply Chain szczególnie ważna jest zdolność do zachowania powiązania pomiędzy konkretnym wyrobem, jego pochodzeniem, przebiegiem realizacji, wynikami kontroli oraz dokumentacją końcową.

Przygotowanie organizacji do takich wymagań powinno rozpoczynać się od przeglądu istniejących procesów i oceny, czy umożliwiają one skuteczne wykazanie zgodności dostarczanych produktów i usług.

W kolejnej części cyklu przeanalizujemy wymagania dotyczące inspekcji i badań w projekcie Dukovany 5&6, ze szczególnym uwzględnieniem organizacji nadzoru nad realizacją dostaw oraz roli poszczególnych uczestników procesu kontroli jakości.

Źródła

1. Engineering, Procurement and Construction Contract for New Dukovany – Terms and Conditions, rozdział 24 – Subcontracting, s. 205–214.

2. Terms & Conditions, pkt 24.1.1 – odpowiedzialność głównego wykonawcy.

3. Terms & Conditions, pkt 24.1.2–24.1.4 – wymagania dotyczące określonych kategorii podwykonawców.

4. Terms & Conditions, pkt 24.3.1 – Subcontractor Tender.

5. Terms & Conditions, Appendix IX – Required Conditions of Supplier’s Subcontracts, s. 266–278.

6. CS-02 – Licensing and Permitting, Safety and Quality Document, rozdział 3 – Project Quality Management.

Publiczny rejestr kontraktu: https://www.hlidacstatu.cz/Detail/34135177

Informacja o opracowaniu

Niniejszy artykuł stanowi niezależną analizę wybranych zagadnień zawartych w publicznie dostępnej dokumentacji kontraktu EPC projektu Dukovany 5&6. Przedstawione informacje nie są oficjalną interpretacją wymagań inwestora ani wykonawcy EPC i nie stanowią potwierdzenia kwalifikacji dostawców ani informacji o aktualnych postępowaniach zakupowych. Analizę przygotowano na podstawie udostępnionych dokumentów, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z utajnienia części ich treści. Cytaty zachowano w oryginalnym brzmieniu angielskim, a ich znaczenie wyjaśniono w języku polskim. Artykuł został opracowany przez NSCR™ przy wsparciu narzędzi sztucznej inteligencji (AI). Za interpretację merytoryczną, wnioski i ostateczną treść publikacji odpowiada autor.